Poslovni email na sopstvenom domenu

Ako vam poslovna adresa i dalje glasi firmabeograd2019@gmail.com, gubite poslove i ne znate koje. Klijent koji bira između dve ponude iste cene gleda i takve sitnice. Prelazak na ime@vasafirma.rs traje pola sata i najčešće je već uključen u hosting koji plaćate.

Zašto to nije samo estetika

• Poverenje — adresa na domenu znači da firma zaista postoji i da neko drži taj domen.
• Isporučivost — poruke sa pravilno podešenog domena ređe završe u spamu nego masovni mejlovi sa besplatnih servisa.
• Kontrola — kad zaposleni ode, vi zatvarate nalog. Ako je koristio ličnu gmail adresu za komunikaciju sa klijentima, ta prepiska odlazi sa njim.
• Doslednost — svako u firmi ima adresu po istom obrascu, bez improvizacije.

Kako se to postavlja

Ako već imate hosting, email nalozi su najverovatnije uključeni. U svim našim paketima dobijate email naloge na domenu bez dodatne naplate. Postupak je:

• U cPanelu otvorite Email Accounts i kreirate adresu, npr. ime@vasafirma.rs
• Odaberete lozinku od bar 16 karaktera i sačuvate je u menadžeru lozinki
• Podesite klijent (Outlook, Thunderbird, telefon) po IMAP parametrima koje cPanel prikaže — port 993 za prijem, 465 za slanje, uvek sa SSL-om

Ako više volite Gmail interfejs, možete povezati poslovnu adresu sa svojim Gmail nalogom kroz „Send mail as" opciju i primati sve na jednom mestu, a slati sa poslovne adrese.

Tri zapisa bez kojih mejlovi padaju u spam

Ovo je deo koji se najčešće preskoči i zbog kojeg ljudi kažu „naši mejlovi ne stižu":

• SPF — DNS zapis koji kaže koji serveri smeju da šalju poštu u ime vašeg domena. Bez njega Gmail i Outlook gledaju na vaše poruke sumnjičavo.
• DKIM — digitalni potpis kojim server potvrđuje da poruka nije menjana u putu.
• DMARC — pravilo šta da se radi ako SPF ili DKIM ne prođu. Počnite sa p=none da vidite izveštaje, pa pooštrite.

Kod nas se SPF i DKIM postave automatski pri kreiranju naloga. Ako selite domen od drugog provajdera, proverite da li su ti zapisi preneti — u devet od deset slučajeva problem sa isporukom je upravo tu.

Kako imenovati adrese u firmi

Odaberite jedan obrazac i držite ga se:

• ime@ — najtoplije, dobro za male timove do desetak ljudi
• ime.prezime@ — standard u većim firmama, izbegava sukobe kad imate dva Marka
• Bez kvačica i posebnih znakova — Đorđe postaje djordje ili djordje.petrovic

Uz to napravite dve do tri funkcionalne adrese: info@ ili office@ za opšte upite, prodaja@ i eventualno podrska@. Neka to budu prosleđivanja (aliasi) na prave ljude, ne posebni nalozi — tako niko ne mora da proverava dva sandučeta.

Koliko prostora vam treba

Prosečan poslovni korisnik potroši 1–3 GB godišnje ako drži priloge. Za tim od pet ljudi to je 15 GB kroz tri godine. Ako radite sa velikim fajlovima — projekti, fotografije, video — ne šaljite ih mejlom nego linkom sa deljenog skladišta; time rešavate i prostor i ograničenje veličine priloga (obično 25–50 MB).

Praktična higijena

• Uključite dvofaktorsku autentifikaciju gde god je moguće
• Ne koristite istu lozinku za email i za panel hostinga
• Redovno praznite Sent i Trash foldere — oni troše kvotu
• Kad zaposleni odlazi, ne brišite nalog odmah: pretvorite ga u prosleđivanje na tri meseca

Ako još niste na hostingu koji ovo uključuje, pogledajte šta sve ide uz naše pakete na strani SEO hosting. Email nalozi na domenu su tamo standardan deo, ne dodatna stavka na računu.