Geschäftliche E-Mail mit eigener Domain

Wenn Ihre Geschäftsadresse noch firma2019@gmail.com lautet, verlieren Sie Aufträge und erfahren nie welche. Ein Kunde, der zwischen zwei preislich ähnlichen Angeboten wählt, achtet auf solche Details. Der Wechsel zu name@ihrefirma.de dauert eine halbe Stunde und ist meist im Hosting bereits enthalten.

Warum das mehr als Kosmetik ist

• Vertrauen — eine Domain-Adresse belegt, dass die Firma existiert und die Domain kontrolliert.
• Zustellbarkeit — Nachrichten von einer korrekt konfigurierten Domain landen deutlich seltener im Spam als Massenmails über Freemail-Dienste.
• Kontrolle — verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, schließen Sie das Konto. Bei einer privaten Gmail-Adresse geht die gesamte Kundenkorrespondenz mit.
• Einheitlichkeit — alle im Unternehmen folgen demselben Schema.

So richten Sie es ein

Wenn Sie bereits Hosting haben, sind Postfächer wahrscheinlich enthalten. In allen unseren Paketen sind Domain-Postfächer ohne Aufpreis dabei. Der Ablauf:

• Im cPanel unter Email Accounts die Adresse anlegen, etwa name@ihrefirma.de
• Ein Passwort mit mindestens 16 Zeichen wählen und im Passwortmanager ablegen
• Den Client (Outlook, Thunderbird, Smartphone) mit den angezeigten IMAP-Daten einrichten — Port 993 für den Empfang, 465 für den Versand, immer mit SSL

Wenn Sie die Gmail-Oberfläche bevorzugen, können Sie die Geschäftsadresse über „Senden als" mit Ihrem Gmail-Konto verbinden und alles in einem Posteingang bündeln.

Die drei Einträge, die Spam verhindern

Genau dieser Teil wird meist übersprungen — und ist der Grund, warum später „unsere Mails kommen nicht an" gesagt wird:

• SPF — ein DNS-Eintrag, der festlegt, welche Server im Namen Ihrer Domain versenden dürfen. Ohne ihn behandeln Gmail und Outlook Ihre Nachrichten misstrauisch.
• DKIM — eine kryptografische Signatur, die bestätigt, dass die Nachricht unterwegs nicht verändert wurde.
• DMARC — die Regel, was bei fehlgeschlagenem SPF oder DKIM geschehen soll. Beginnen Sie mit p=none, werten Sie die Berichte aus und verschärfen Sie danach.

Bei uns werden SPF und DKIM beim Anlegen des Postfachs automatisch gesetzt. Wenn Sie eine Domain von einem anderen Anbieter übernehmen, prüfen Sie, ob diese Einträge mitgekommen sind — in neun von zehn Fällen liegt dort die Ursache für Zustellprobleme.

Adressen im Unternehmen benennen

Legen Sie ein Schema fest und bleiben Sie dabei:

• vorname@ — am persönlichsten, gut für Teams bis etwa zehn Personen
• vorname.nachname@ — Standard in größeren Organisationen, vermeidet Konflikte beim zweiten Michael
• Keine Umlaute — aus Müller wird mueller

Ergänzen Sie zwei bis drei Funktionsadressen: info@ für allgemeine Anfragen, vertrieb@ und gegebenenfalls support@. Richten Sie diese als Weiterleitungen an reale Personen ein, nicht als eigene Konten — so muss niemand zwei Postfächer prüfen.

Wie viel Speicher Sie brauchen

Ein typischer Geschäftsnutzer verbraucht 1 bis 3 GB pro Jahr, wenn Anhänge aufbewahrt werden. Für ein Fünf-Personen-Team sind das 15 GB in drei Jahren. Bei regelmäßig großen Dateien — Entwürfe, Fotos, Video — versenden Sie Links aus einem geteilten Speicher statt Anhängen; das löst zugleich das Größenlimit von üblicherweise 25 bis 50 MB.

Praktische Hygiene

• Zwei-Faktor-Authentifizierung überall aktivieren, wo sie angeboten wird
• Niemals dasselbe Passwort für E-Mail und Hosting-Panel verwenden
• Gesendet- und Papierkorb-Ordner regelmäßig leeren — sie zählen zum Kontingent
• Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters das Konto nicht sofort löschen, sondern drei Monate als Weiterleitung führen

Falls Ihr aktuelles Hosting das nicht abdeckt, sehen Sie auf der Seite SEO-Hosting, was in unseren Paketen enthalten ist. Domain-Postfächer sind dort Standard, kein Zusatzposten auf der Rechnung.